O Escritório PEMI
É um órgão de apoio às secretarias, autarquias e fundações do município de Itajaí. Ele tem o objetivo de promover a sinergia entre estes órgãos e facilitar a execução das ações identificadas, com método e procedimento definidos, de forma a evidenciar o sucesso em cada atuação.
Baseado no conceito de escritório de projetos ele é uma estrutura organizacional onde interagem os seguintes eixos de trabalho:
Diretoria Executiva
Captação de Recursos e Prestação de Contas
Controle de Contratos
Gestão
Comunicação e Relações Públicas
Desenvolvimento Sustentável
Banco de Projetos
Diretoria Executiva
- Dirige o planejamento global de governo e sua articulação com os planos e projetos dos diversos órgãos do Poder Executivo.
- Apoia as Secretarias, Autarquias e Fundações do Município, com o objetivo de promover a sinergia entre estes órgãos.
- Garante o relacionamento da gestão estratégica e de projetos entre as Secretarias, Autarquias e Fundações do Município.
- Subsidia o Prefeito Municipal com informações dos programas e dos projetos estruturantes da gestão, atuando como principal fonte dessas informações.
- Apoia os multiplicadores do PEMI que atuam nas Secretarias, Autarquias e Fundações, bem como nos programas e projetos, na condução de suas atividades com assessoria, metodologia, processos e habilidades.
- Atua no gerenciamento da priorização do portfólio de projetos, com foco na melhor utilização dos recursos, considerando a perspectiva de factibilidade e inovação.
- Promove o mapeamento e o controle de programas e projetos em execução.
- Monitora as janelas de oportunidades para proposição de projetos junto aos governos estadual e federal, órgãos de apoio e fomento ao desenvolvimento de programas e políticas públicas nacionais e internacionais.
- Estabelece e aprimora continuamente a metodologia de gerenciamento de projetos.
- Identifica, dá suporte e acompanha a implantação de programas, planos e projetos estratégicos no âmbito de sua competência.
- Dirige a integração das diretrizes locais de planejamento com as diretrizes regionais, estaduais, nacionais e internacionais.
- Articula-se com órgãos municipais para proposição de medidas e ações para viabilizar os planos, programas e projetos de forma integrada.
- Desenvolve, aplica e apoia estudos e pesquisas que visem o planejamento, a elaboração e o cumprimento de diretrizes estratégicas para o desenvolvimento sustentável do município nos aspectos econômico, ambiental, social, cultural e territorial.
- Planeja, coordena e/ou participa das audiências públicas e fóruns de discussão e elaboração de propostas e projetos relacionados às políticas públicas.
- Dirige, orienta e assiste os pleitos das comunidades nas suas diversas ações.
- Dirige a execução de ações conjuntas com outros órgãos, visando a melhoria dos serviços prestados à sociedade.
- Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Captação de Recursos e Prestação de Contas
- Gerencia a manutenção do banco de dados das fontes de financiamento para imediata apresentação quando da abertura de inscrições anunciadas pelos órgãos financiadores.
- Gerencia e insere as informações dos planos de trabalho e suas alterações nos sistemas informatizados do Estado e da União, visando a obtenção dos respectivos financiamentos.
- Gerencia e comunica as liberações de recursos financeiros de convênios e contratos oriundos da captação de recursos.
- Gerencia o controle, o acompanhamento e a análise das informações relativas às prestações de contas de todos os convênios e contratos de repasses de recursos oriundos da captação ou financiamento, obedecendo as normas vigentes.
- Gerencia e procede as prestações de contas, em épocas apropriadas, anexando a documentação exigida e prestando todas as informações necessárias.
- Gerencia e insere as informações relativas às prestações de contas nos sistemas informatizados dos órgãos federais, estaduais e demais entes da federação.
- Gerencia o registro, a guarda e a conservação das prestações de contas dos convênios oriundo da captação de recursos e financiamentos.
Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Controle de Contratos
- Prepara a oficialização do vínculo contratual entre o agente financiador e o município de Itajaí, contendo documentos, dossiê e ofício de encaminhamento.
- Avalia a consistência das informações e propõe ajustes quando necessário.
- Acompanha os procedimentos de assinatura do contrato.
- Gerencia os contratos firmados com as diversas fontes de recursos, públicos ou privados.
- Atende, subsidia, esclarece e/ou dá suporte às Secretarias, Autarquias e Fundações envolvidas com os contratos em vigência.
- Acompanha os contratos firmados e busca soluções, caso necessário, dando encaminhamentos de documentos diversos aos agentes financeiros.
- Apoia a Diretoria do PEMI e os demais eixos do departamento na coleta de documentos para a prestação de contas e faz os encaminhamentos necessários.
- Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Gestão
- Busca informações, junto ao Banco de Projetos, para preparar planilhas de priorização.
- Agenda reuniões com a Diretoria do PEMI e aplica a metodologia de priorização.
- Contribui para a definição de critérios, pesos e notas, com a finalidade de classificar os projetos de acordo com os critérios.
- Organiza e controla a carteira de projetos priorizados.
- Mantem os tomadores de decisão e o PEMI Captação de Recursos e Prestação de Contas, informadas sobre a carteira de priorização.
- Promove a relação do PEMI, por meio de visitas periódicas com as Secretarias, Autarquias e Fundações, bem como com os multiplicadores e acompanha o andamento das demandas do planejamento.
- Promove e coordena a coleta dos indicadores de gestão.
- Monitora a evolução dos indicadores de gestão.
- Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Comunicação e Relações Públicas
- Promove a relação do PEMI com a comunidade, lideranças e entidades segmentais, bem como com públicos específicos de interesse do Governo e do PEMI.
- Socializa as ações do PEMI para os públicos interno e externo.
- Integrar os eixos que compõe o PEMI.
- Planeja, executa e avalia eventos e reuniões relacionados ao PEMI, com foco na comunidade, nas lideranças e entidades segmentais, bem como nos públicos específicos de interesse do governo.
- Promove e organiza o mailing list contendo endereços físicos, eletrônicos e de telefone dos diversos públicos de interesse do PEMI.
- Produz, organiza e envia mala direta e newsletter.
- Planeja, executa e coordena exposição das ações do Governo e do PEMI.
- Produz material informativo com as ações do PEMI.
- Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Desenvolvimento Sustentável
- Articula-se com os diversos órgãos governamentais e não governamentais das diversas esferas e que trabalham em sintonia com a Agenda 2030 e seus 17 Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS).
- Participa de reuniões e eventos relacionados à sua área de competência e de interesse do Governo e do município.
- Promove e coordena a coleta dos indicadores ODS.
- Monitora a evolução dos indicadores de desenvolvimento sustentável.
- Subsidia o Governo, o PEMI e as diversas unidades gestoras da prefeitura acerca de indicadores oriundos da Organização das Nações Unidas (ONU), do Instituto Nacional de Geografia e Estatística (IBGE), do Índice de Gini, do Índice de Desenvolvimento Humano (IDH) e Índice de Desenvolvimento Humano Municipal (IDHM).
- Em conjunto com o eixo Comunicação e Relações Públicas produz material informativo para subsidiar o Governo, as Secretaria, Autarquias e Fundações, bem como a Secretaria Municipal de Comunicação (SeCom) e a imprensa em geral.
- Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Banco de Projetos
- Produz e controla o Termo de Abertura de Projetos (TAP).
- Dá apoio e acompanhamento nas ações que envolvem projetos, bem como para tomada de decisões.
- Recebe e revisa os TAPs.
- Avalia a viabilidade do TAP e comunica à Diretoria Executiva do PEMI.
- Inclui o TAP no Banco de Projetos, ou descarta se não for viável ou aprovado.
- Dá suporte na elaboração de projetos para captação público e privada.
- Submete projetos à revisão dos tomadores de decisão e da Captação de Recursos.
- Organiza e controla o Banco de Boas Práticas.
- Desempenha outras atividades de cunho governamental, relacionadas às suas competências.
Todos os eixos trabalham com a missão de contribuir tecnicamente para a consolidação e continuidade do Planejamento Estratégico do Município de Itajaí com vistas ao futuro da cidade e ao suporte gerencial no âmbito da prefeitura de Itajaí.
A caracterização e o descritivo de operações desse escritório são emoldurados pelos princípios de Gestão de Projetos, de forma organizada e centralizada nas demandas que são identificadas, planejadas, priorizadas e executadas pelas Unidades Gestoras, tendo em vista as características da estrutura organizacional e funcional da prefeitura.
Além da necessidade de garantir o relacionamento entre a gestão estratégica e a de projetos e unidades gestoras, outros fatores motivaram a criação dessa estrutura de gestão:
- Subsidiar o Governo com informações sobre os programas e projetos estruturantes da gestão, atuando como a principal fonte dessas informações.
- Apoiar os gestores e multiplicadores que atuam nos programas e nos projetos para a condução de suas atividades com: assessoria, metodologia, processo e habilidades, bem como no gerenciamento da priorização do portfólio para a utilização dos recursos, considerando a perspectiva de realização de projetos cada vez mais ousados.
Dentre as atribuições, pode-se destacar o mapeamento dos projetos atuais e em execução no município de Itajaí, assim como o apoio no desenvolvimento de projetos, a partir do PEMI 2040 e do plano plurianual (PPA). Destaca-se também o monitoramento das janelas de oportunidades para a captação de recursos e proposição de projetos nas esferas estadual, federal e internacional, bem como junto à órgãos de apoio e fomento ao desenvolvimento de programas e políticas públicas.
Por fim, o Escritório PEMI busca aprimorar continuamente a metodologia de gerenciamento de projetos utilizando instrumentos e formulários, modelos de documentos e relatórios e, ainda, a definição e a revisão das metas e dos indicadores municipais, particularmente os de Itajaí.